Vorlage - FWR/0193/23  

Sachverhalt/Begründung:
 

Aktuell werden immer noch viele Unterlagen für die Stadtverordnetenversammlungen, Ausschusssitzungen und weitere Sitzungen im Umfeld der Stadtverordnetenversamm-lung ausgedruckt und teilweise sogar per Boten verteilt.

Bereits im Jahr 2010 wurde von der FDP-Fraktion ein Antrag gestellt und von der STAVO beschlossen zu prüfen, inwieweit die STAVO papierlos ablaufen könnte.

Leider ist 13 Jahre später immer noch papierbehaftetes Vorgehen für einige Teilnehmer üblich und verursacht unnötig Kosten für Papier, Druck, Personal und Zustellung. Weiterhin konterkariert es die Bestrebungen der Stadtverwaltung auf eine weitestgehend digitale Arbeitsweise umzustellen. Dass diese Praxis nicht gut für die Umwelt ist, sollte nicht extra erwähnt werden müssen.

Selbstverständlich ist zu beachten, dass Stadtverordnete, Magistratsmitglieder und an-dere Ausschussmitglieder Ihre Aufgaben ehrenamtlich durchführen. Die zur Durchfüh-rung dieses Ehrenamtes notwendigen Gerätschaften sollten, zumindest teilweise, durch die Stadtverwaltung mitfinanziert werden.

Zur Entlastung der Stadtverwaltung, insbesondere des Sitzungsdienstes von Ausdruck und Verteilung, aber auch um keine neuen arbeitsintensiven Prozesse zu implementie-ren ist eine pragmatische, unbürokratische Lösung zu finden.

Es bietet sich ein einfaches Anreizsystem an:

- Jeder Sitzungsteilnehmer kann sich für die alte, papierbehaftete oder für die zeit-gemäße, digitale Bereitstellung der Unterlagen entscheiden.

- Jeder Sitzungsteilnehmer, welcher sich für die digitale Bereitstellung entscheidet, bekommt jährlich eine Pauschale für die Nutzung digitaler Endgeräte in Höhe von 50,- EUR zusammen mit seinem ersten Sitzungsgeld ausbezahlt.

Aus diesen Gründen möge die Stadtverordnetenversammlung Folgendes beschließen:
 

Beschlussvorschlag:

1.) Der Magistrat wird beauftragt, den Sitzungsdienst anzuweisen:

o Alle Sitzungsteilnehmer auf Teilnahme an der ausschließlich digitalen oder der zusätzlich papierbehafteten Bereitstellung der Unterlagen abzufragen. Ein Wechsel der Bereitstellungsform ist erst zum folgenden Jahr möglich.

o Jenen Sitzungsteilnehmern, welche sich für die ausschließlich digitale Bereitstellung entscheiden, mit dem ersten Sitzungsgeld eines jeden Jahres 50,- EUR Pauschale für die Nutzung digitaler Endgeräte auszuzahlen.

2.) Der Magistrat wird weitergehend beauftragt die Fraktionsvorsitzenden zum Anfang eines jeden Jahres zu informieren / informieren zu lassen, welcher Prozentsatz der Sitzungsteilnehmer jeweils an der digitalen bzw. papierbehafteten Bereitstellung teilnimmt.

Abstimmungsergebnis:

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung: