Vorlage - VO/0268/08  

Sachverhalt:

 

Die Notwendigkeit für die Beschlussfassung über eine Archivordnung ergibt sich aus dem Personenstandsreformgesetz (PStRG), das ab 1. Januar 2009 in Kraft treten wird.

 

In § 5 (Fortführung der Personenstandsregister) sind die Aufbewahrungsfristen für die Register und die dazugehörenden Sammelakten geregelt. So werden künftig die Sterbebücher nur noch 30 Jahre, die Heiratsbücher 80 Jahre und die Geburtenbücher 120 Jahre in den Standesämtern aufbewahrt.

 

In § 7 (3) (Aufbewahrung) ist daher geregelt, dass das Standesamt nach Ablauf dieser Fristen die Dokumente nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften den zuständigen öffentlichen Archiven zu Übernahme anzubieten hat. Dies bedeutet für die hessischen Standesämter die Abgabe der Register und Sammelakten an das Staatsarchiv in Darmstadt.

 

Die Abgabe der Akten an das Staatsarchiv ist aus folgenden Gründen nicht sinnvoll:

1. Das Staatsarchiv ist sowohl räumlich als auch personell nicht in der Lage, diese Vorgabe umzusetzen,
2. dem Standesamt der Stadt wird der direkte Zugriff entzogen,
3. für Bürgerinnen und Bürger entstehen erhebliche Umstände, um die von ihnen benötigten Dokumente zu erhalten.

 

Durch Inkraftsetzen einer Archivordnung kann die Aufgabe der Aufbewahrung der Personenstandsregister und den dazugehörenden Sammelakten von landesrechtlicher Ebene auf die gemeindliche Ebene heruntergebrochen werden.

 

Das Standesamt nimmt somit auch die Aufgaben eines Sachbearbeiters im kommunalen Archiv wahr. Dies hat den Vorteil, dass die Personenstandsbücher, welche ab 1876 existieren, nicht neu nach Registern und Aufbewahrungsfristen gebunden werden müssen, was natürlich für die Stadt einen immensen finanziellen Aufwand bedeuten würde. Die Register können nach wie vor im Standesamt verbleiben.

 

 

Beschlussvorschlag:

 

Die Stadtverordnetenversammlung beschließt die „Satzung über die Aufgaben und die Nutzung des Stadtarchivs sowie die Archivierung kommunalen Archivgutes“ gemäß dem vorliegenden Entwurf.

 

 

Abstimmungsergebnis:

 

Zustimmung:

Ablehnung:

Enthaltung:

 

Anlage

 

Entwurf der „Satzung über die Aufgaben und die Nutzung des Stadtarchivs sowie die Archivierung kommunalen Archivgutes“